Détournement des employés - Ne pas laisser arriver à vous

La journée de la pression dans les jours l'exécution d'un cabinet dentaire est énorme, surtout dans l'économie actuelle où chaque dollar compte. Malheureusement, les dentistes passent le plus clair de leur journée de pratiquer l'art dentaire, au lieu de superviser leurs membres du personnel qui gèrent leur pratique dentaire. Dans ce type d'atmosphère, de détournement de fonds peuvent prospérer.

Selon les statistiques de l'industrie, environ quarante pour cent (40%) des cabinets dentaires ont été ou seront devenus la victime de détournement de fonds des employés. Des études récentes indiquent que les détournements de fonds salarié dans un cabinet dentaire est devenu si répandu qu'il représente la majorité des pertes subies par les activités ordinaires des dentistes. Le montant moyen de détournement de fonds des employés d'un cabinet dentaire est d'environ $ 105.000 par incident, qui est un nombre stupéfiant.

Voici détournement employé signe peut avoir lieu:

* Vous ne parviennent pas à recevoir de l'information financière en temps opportun
* Les employés sont résistants à tout type de changement dans le système comptable actuel
* Vous avez un grand nombre d'ajustements comptables inexpliquées
* Vos collections ont ralenti
* Votre dépôts en espèces ont diminué
* Un salarié refuse de prendre des vacances
* Un membre du personnel ressent votre revenu ou de mode de vie
* Un employé travaille toujours en retard et / ou prend le travail à domicile
* Vous avez des employés qui semblent toujours avoir les fonds en caisse, et / ou semblent vivre au-dessus de leurs moyens
* Un employé de bureau traite les procédures comme une nuisance

Effectuez une vérification Détournement de votre pratique

Si vous soupçonnez qu'un employé est détourné des fonds, il ya trois façons de lancer un audit de pratique, et ils sont: (1) demande que votre comptable d'effectuer une vérification pratique, ou d'embaucher un comptable judiciaire spécialisée dans le détournement des employés; (2) demander à votre comptable pour concevoir une brève auto-audit de processus pour vous de suivre, ou (3) procéder à la vérification immédiate, rapide, sur-le-champ aléatoire en tirant environ 15 à 20 dossiers de patients de l'horaire de la semaine passée afin de confirmer que le traitement a été effectivement réalisé porté au compte de chaque patient.

Si vous soupçonnez Détournement dans votre pratique

Chaque fois que vous pensez que vous êtes victime d'un détournement de fonds, vous devriez consulter un avocat immédiatement. Votre mandataire doit préparer une stratégie d'enquête, qui devrait inclure travaille en étroite collaboration avec votre pratique, CPA ou un comptable extérieur légiste.

Lorsque le propriétaire d'un cabinet dentaire est d'abord confronté à la perspective de détournement de fonds des employés, il ya quatre objectifs principaux qui sont: (1) pour déterminer si l'employé détournement a effectivement eu lieu, (2) pour déterminer le montant total et la méthode ( s) sur le vol; (3) pour enlever l'employé malhonnête du lieu de travail [et prendre des mesures correctives pour prévenir le détournement des employés à l'avenir], et (4) pour récupérer l'argent ou des biens perdus.

Mène l'enquête

Il est extrêmement rare qu'un employé est en fait pris détournement de fonds par l'observation directe. La plupart des cas de détournement de fonds sont détectés fondée sur une preuve circonstancielle initiale, comme un rapport pratique incompatible financière ou par une vérification au hasard.

Si vous soupçonnez que le détournement des employés a eu lieu, l'une des premières choses que vous devez faire est de mener une enquête avec un avocat et de la CPA dans le privé, et procéder en toute confidentialité. La raison en est double: (1) pour éviter l'exposition aux actions en diffamation, et (2) pour éviter la divulgation prématurée d'informations pour le mauvais parti.

La prochaine étape est d'identifier les employés (à chaque niveau de la pratique) qui avait accès à l'information financière et la possibilité de commettre le vol. Aussi, il est important que vous identifiez les employés qui pourraient avoir connu que le détournement était en cours, mais a omis de le divulguer. Tous les employés ayant accès à l'information financière et la possibilité de commettre le vol devrait être inclus dans l'enquête, indépendamment de leur dossier d'emploi, la durée d'emploi, ou de position dans la pratique. Personne ne devrait être exempté de l'enquête, y compris un associé dans la pratique, si vous en avez un.

Si vous pensez que la perte est potentiellement important, ou le vol semble être complexe, vous devriez toujours demander l'avis d'un conseiller juridique, un CPA, un spécialiste de la récupération de données informatiques, et d'autres experts requis pour aider à l'enquête. Il peut être approprié pour ces experts d'être embauché par un conseiller juridique extérieur pour maintenir une communication privilégiée avec les experts, et d'éviter toute apparence de conflit d'intérêts.

Au début d'une réclamation de détournement de fonds des employés, et en fonction de l'ampleur du vol, vous pouvez communiquer avec leur agent d'assurance afin de déterminer si vous avez une couverture malhonnêteté des employés. La plupart des politiques d'assurance ont des exigences strictes de temps pour les rapports d'une demande malhonnêteté des employés. Pour les pertes substantielles, un avocat doit aider le propriétaire d'un cabinet dentaire pour déterminer si la couverture d'assurance peuvent exister, et combien de couverture peuvent être disponibles.

Selon le type de détournement de fonds des employés, vous pouvez interroger les employés. Cependant, vous devez vous assurer que l'entrevue est menée à l'égard approprié pour la confidentialité et sans coercition excessive ou la contrainte, afin d'éviter une réclamation faux emprisonnement et d'autres créances de l'État la responsabilité délictuelle. Le propriétaire d'un cabinet dentaire ou le gestionnaire de bureau ne devrait jamais entendre tout salarié sans demander l'avis d'un conseiller juridique.

Des mesures disciplinaires appropriées

Une fois l'enquête a été complètement terminée, et si vous avez déterminé que le détournement des employés qui s'est effectivement produit, vous devez décider quelle action vous devez prendre, y compris le licenciement de l'employé soupçonné.

D'une certaine façon, d'enquêter sur le détournement présumé est similaire à enquêter sur l'inconduite des employés d'autres. L'étendue et les modalités de l'enquête dépendra en partie sur la taille et la complexité du vol. Bien sûr, comme avec toute enquête, les droits de l'employeur et les capacités à enquêter sur les faits et les circonstances entourant l'incident sont intimement liés à la myriade de droits et des protections conférées par la loi les employés fédéraux et d'État.

Une question souvent abordée est de savoir si un employé malhonnête de retraite ou d'intéressement-plan peut être saisi afin de rembourser le montant d'argent qui a été détourné. L'Employee Retirement Income Security Act («loi ERISA»), telle qu'interprétée par les tribunaux, peut très bien interdire tout type de saisie-arrêt, ou à une fiducie constructive concernant les pensions d'un employé ou plan d'intéressement, même si un employé est licencié pour détournement de fonds . Cependant, une Amay salarié @ demander volontairement la distribution de son plan afin de rembourser le montant qui a été volé. Un soin extrême doit être utilisé afin d'éviter tout type de contrainte excessive ou la contrainte.

Récupération des pertes

Selon que la perte est couverte par votre police d'assurance, et si oui, le montant de la franchise, le propriétaire d'un cabinet dentaire peut déposer une action civile contre l'employé malhonnête afin de récupérer tout type de perte. Toutefois, les perspectives de reprise (selon les actifs du malfaiteur) ne justifient pas les coûts des litiges. Une autre avenue à considérer est des poursuites pénales, ce qui peut être un processus très lent. Il est important de noter que des poursuites civiles et les poursuites pénales sont de notoriété publique, et, par conséquent, vous devez peser les conséquences de toute publicité négative.

Résumé

Dans le marché actuel, le détournement des employés est endémique. Toutefois, avec un peu de précaution, les difficultés financières de détournement de fonds des employés peuvent être évités. Aussi, avec le dépistage des employés appropriés, le contrôle et une surveillance adéquates, ainsi que le contrôle financier prudent, une perte financière dévastatrice peut être évitée.

Source de l'article: http://EzineArticles.com/4150696