L' importance de la piste de vérification pour électroniques I -9

Il n'est aucun secret que électroniques I-9 et E-Verify systèmes offrent de nombreux avantages aux organisations qui cherchent à améliorer et à rationaliser leurs processus de vérification de l'emploi d'admissibilité. Il ya beaucoup de raisons convaincantes pour aller électronique, pas le moindre de ce qui est la capacité de déchiqueter tous ceux formulaires papier malpropre, après vos dossiers ont été vérifiés et converti en un format électronique. Que de nombreuses organisations oublier, cependant, est que l'objectif du gouvernement est derrière électronique I-9 est non seulement de faciliter la conformité de l'employeur, mais aussi pour améliorer l'application de la loi. Ainsi, alors que c'est certainement une bonne idée pour simplifier vos opérations (grâce à un intelligent, électronique I-9 du système), il est également important de procéder à un examen approfondi du potentiel électronique I-9 solutions pour assurer qu'ils vont résister à une enquête ICE.

L'Audit Trail

Il ya une multitude de facteurs que vous devriez considérer dans le choix d'une électronique I-9 système. Ces facteurs incluent la sécurité, la convivialité, la rentabilité, et la possibilité de suivre l'utilisation ou la «contrôlabilité». Certains de ces facteurs sont axé sur les employeurs, alors que d'autres découlent des exigences légales énoncées dans le règlement final intérimaire ICE couvrant électronique I-9 (qui vont bientôt être définitive).

Une des dispositions les plus frappant dans le règlement stipule que la glace peut essentiellement "invalider" une électronique I-9 (faire semblant de l'employeur n'a pas fait un) si l'un des «normes de tenue de dossiers» n'a pas été atteint. Pourquoi est-il une telle disposition draconienne pour ce que beaucoup considéreraient une erreur innocente administratives? Essentiellement, il en revient toujours à la fiabilité d'un document électronique. Dans le monde du papier, un vérificateur peut examiner l'encre sur la forme, l'écriture, des signes d'altérations, etc Inversement, une forme électronique (en format PDF simple) donne aucun de ces indices pour un examinateur à l'examen.

Pour surmonter ce problème, l'ICE a inclus une exigence assez large encore significatif pour une électronique I-9 du système: il doit être capable de produire «les formes stockées électroniquement I-9, toutes pièces justificatives, et leurs pistes de vérification associées, les rapports et les autres données utilisées pour maintenir l'authenticité, l'intégrité et la fiabilité des dossiers. " Qu'est-ce que cela signifie? Ailleurs dans le règlement, ICE précise que la piste d'audit est un enregistrement montrant qui a accédé à un système informatique et les actions effectuées à l'intérieur ou sur l'ordinateur - ce qui est pris pour signifier que tout ce qui transparaît dans le système doit être connecté clés, traçable, et de révision par un agent agréé.

Cela semble simple, non? Les systèmes informatiques sont déjà notre contrôle chaque mouvement sur l'Internet; ne doit pas être une grosse affaire pour une électronique I-9 du système pour le faire. Eh bien, oui et non.

Oui, il est possible pour une électronique I-9 du système pour atteindre ce niveau de sophistication grâce à un cadre complet et bien planifié qui combine détaillé des événements et de suivi des utilisateurs et des contrôles internes pour assurer l'intégrité du processus. Mettre en œuvre un tel système, cependant, nécessite un choix de conception (de la part du vendeur) qui est difficile à mettre en oeuvre et coûteux à entretenir. De nombreuses applications ne parviennent pas à cet égard, en offrant seulement le «changement important de données" standard piste d'audit qui montre que les principales modifications pertinentes (ou étapes) à l'I-9 record. Malheureusement, cela n'a pas vraiment raconter toute l'histoire, et si vous êtes dans la position peu enviable de parler à un auditeur ICE médico-légale, toute l'histoire est ce qu'il vous faut.

Par exemple, une petite entreprise a changé au cours d'une électronique I-9 système d'environ 2 ans. Ce système a été offert par leur compagnie paie, et a été vendue à la société sur la théorie que la compagnie paie serait traiter tous leurs employés aux besoins car elle liée à l'emploi. Ce n'est pas un terrain de mauvaise, en particulier pour les petits employeurs qui ne disposent généralement pas la capacité de combler tous les postes d'un département RH. Malheureusement pour cet employeur, un an plus tard ICE est arrivé et a demandé de vérifier tous les dossiers-9-je pour ses quelque 50 employés. Durant cette année, l'un des I-9 de la compagnie avait incorporé environ 100 I-9 dans le système, y compris 30 nouvelles embauches. Mais, il n'y avait aucun système de suivi électronique mis en place pour la I-9, aucun moyen de savoir si l'I-9 avait été complété en temps opportun, et aucun moyen de savoir si l'I-9 avait été modifié en aucune façon. Cette compagnie est toujours plaider ces questions, et fait face à des amendes sérieuses, même si leur électronique I-9 "est apparu" très bien.

Dans les audits de l'électronique I-9, les systèmes, les enquêteurs ICE adopter l'approche que chaque aspect de ce système électronique doit être «vérifiable», En d'autres termes, l'ICE veut être en mesure de vérifier qui sont entrés dans chaque morceau de données, ce qui a été conclu, et quand ils l'ont fait.

Meilleures pratiques pour une piste irréfutables I-9 de vérification

Le but ultime de votre I-9, le logiciel (dans une perspective de gestion du risque) est de s'assurer que l'électronique I-9 dossiers représenter avec précision les attestations faites par l'employé et l'employeur ainsi que la garantie totale confiance dans l'intégrité du système utilisé pour faciliter ce processus. L'assurance de l'intégrité de la I-9 de données est réalisée grâce à la technologie associée à des politiques et procédures internes pour s'assurer que:

I-9 opérations (afficher, ajouter, modifier, supprimer, etc) sont limités aux utilisateurs autorisés. I-9, les données n'ont pas été compromise par des moyens non autorisés ou autorisés. Toutes les modifications de données-9 I sont suivis. Afin d'atteindre ce niveau de complexité, de la sécurité doivent être mises en œuvre à la fois le périmètre et les niveaux d'application, ainsi que par des sentiers détaillée des données d'audit et de journalisation. Les trois suivants «meilleures pratiques» des points de décrire comment cela peut être réalisé (et surtout) ce qui à regarder dehors pour dans l'examen électronique I-9 capacités d'audit.

1. Piste de vérification doit être indépendante générés par le système I-9. De nombreux systèmes ne sont intégrés dans le «niveau application" des pistes de vérification (par exemple, il ne fera que suivre ce que vous faites dans l'interface), qui ne fournissent pas une assurance raisonnable que les données n'ont pas été altérées par une source externe (par exemple, le lot d'emplois à jour, l'importation de données via un SIRH, etc.) La meilleure méthode consiste à produire une piste de vérification complète de toutes les modifications apportées à l'I-9, l'enregistrement du «qui, quoi, quand et où» du changement, indépendamment du lieu où elle s'est produite. Un système d'audit qui opère au niveau base de données, plutôt que le niveau de l'application, est vraiment le seul moyen d'assurer la vérification de tous les changements I-9 de données faite par tous les moyens possibles.

2. Piste de vérification devrait enregistrer toute l'activité qui transpire dans le système afin de révéler toute la vie de l'I-9, avec des détails incontestable. Au minimum, le système devrait enregistrer:

Nom de l'employé / enregistrement pour lequel les données ont été modifiées

Type d'événement (ie ajout, mise à jour, etc) Date et heure (à la seconde) Nom de l'utilisateur qui a effectué la modification ainsi que l'adresse IP du bouton cliqué (ou des mesures prises pour rendre ce record d'un événement) Le champ qui a été modifié Les anciennes données (si il n'y avait aucun) Les nouvelles données (le cas échéant a été ajouté) En outre, une lecture conservatrice de la réglementation exige que le I-9 système devrait également suivre à chaque fois qu'un dossier est «accessible ou consultés »et d'enregistrer l'identité de l'utilisateur, la date d'accès, et page (s) considérée.

3. I-9 Les dossiers doivent être irréfutablement lié à la signature électronique et les documents justificatifs. Un autre élément crucial est la méthode par laquelle le logiciel attache une signature électronique à l'I-9 record. Alors que les signatures électroniques sont technologiquement neutres, vous devez toujours démontrer la fiabilité du processus qui a créé et conservé les documents en question. Pour faire cette évaluation, la glace peut évaluer la force globale de la signature, en examinant la méthode d'authentification tout en recherchant des problèmes de sécurité potentiels. Nombreux experts du secteur recommandent d'utiliser un processus de signature multi-facteurs, qui combine une sanction positive, plus un deuxième niveau d'identification pour attester de la paternité, soit par utilisation d'un NIP généré de façon aléatoire, balayage biométrique, carte d'identité sécurisée, ou la signature numérique. Renforcer le processus de signature de cette façon, non seulement répond aux exigences réglementaires, mais minimise aussi le risque que la glace en question la validité de la signature.

Il ya une variété d'autres considérations techniques (séparée et distincte de pistes d'audit) qui doit être examiné lors de la sélection d'une application logicielle I-9. Même si la tâche peut sembler ardue, il revient en dernière analyse à l'exécution de votre diligence raisonnable. Les réclamations sont faciles, mais la preuve est difficile, alors assurez-vous de demander une copie des pistes de vérification de votre fournisseur et d'autres documents pour voir par vous-même si elles répondent aux exigences réglementaires. Enfin, si vous êtes scruter les pistes de vérification, l'examen global de conformité, ou enquête de stabilité vendeur, il paye pour vous renseigner sur électroniques I-9s, consulter un avocat d'immigration expérimentés familiers avec de tels systèmes, et de poser les questions difficiles.

Et n'oubliez pas, c'est juste un formulaire d'une page!

Pour plus d'informations

John Fay, est un avocat d'immigration avec un fond unique dans la conception technique pour la conformité des ressources humaines. Avec dix ans d'expérience, John a conseillé des sociétés, des institutions éducatives, et les individus sur une variété de l'immigration américaine et les questions d'admissibilité de l'emploi. En plus de pratiquer l'immigration, John conçu et géré de propriété de son entreprise sur le Web système de gestion de l'immigration, qui présentait une interface entièrement multilingue pour internationales organizations.In son rôle actuel, John est vice-président des produits et services et avocate générale à LawLogix, où il est chargé de superviser la conception de produits et de fonctionnalités tout en garantissant le respect de l'immigration et de l'évolution rapide des règles d'admissibilité de l'emploi.

John est un orateur régulier sur le respect d'immigration d'entreprise et la technologie de gestion de cas, de présenter lors de diverses conférences ainsi que par des séminaires en ligne. Il a servi comme un auteur contribue à ILW.com l 'Le Livre de conformité immigration (édition 2009-2010) sur le thème de l'utilisation de logiciels pour gérer le formulaire I-9 et E-vérifier la conformité.

Source de l'article: http://EzineArticles.com/5531829