Messages texte, messages vocaux et Flash Drives - bienvenue au nouveau E-Discovery

La plupart des entreprises seront désormais tenus de conserver et de produire un large éventail de données électroniques en raison de nouvelles règles fédérales de procédure civile qui ont été approuvés le Décembre 1, 2006. Les types d'informations stockées électroniquement que les entreprises pourraient être nécessaires pour produire une gamme de poursuite de docs, des e-mails, messages vocaux, messages texte et à peu près toutes les informations numériques enregistrées sur le serveur d'une entreprise, e-mail de bases de données ou de bureau employé.

Les départements informatiques, ainsi que du conseil d'entreprise, ne sont pas très bien préparés à ces changements. Une récente étude menée par Deloitte Financial Advisory Services de en Novembre 2006 a révélé que près de 70% des répondants ont dit qu'ils nécessitent davantage de formation sur leur propre entreprise des politiques de conservation des dossiers et des procédures. Les répondants comprenaient les directeurs financiers, directeurs fiscaux, directeurs financiers, contrôleurs et conseillers juridiques d'entreprise.

Une façon de réduire les risques d'une entreprise est de mettre en œuvre un système d'audit informatique. Les employés ont tendance à installer des programmes supplémentaires à leurs ordinateurs souvent à l'insu du service informatique ou d'approbation. Instant Messenger (IM) de programmes par exemple, sont facilement disponibles et la plupart des employés utilisent ces types d'applications rapidement discuter avec d'autres employés ainsi que les individus en dehors du travail. IMS sont considérés comme «plus rapidement» que le courrier électronique, mais n'en est pas moins les données envoyées vers et à partir quelqu'un.

Ces 'texte' messages sont où les entreprises peuvent avoir des ennuis. Alors que la plupart des serveurs de messagerie ont logs traçable et les sauvegardes, la plupart des ordinateurs de bureau des employés ne sont pas gérés par le département informatique et peuvent avoir ces fonctionnalités désactivées. Il est tout à fait possible pour un employé (ou employés) d'avoir une longue conversation via des messages texte contournant totalement e-mail de l'entreprise serveur où les messages texte sont censées se produire.

Messages vocaux et les lecteurs flash sont également des méthodes rapides pour partager l'information. Les fax peuvent être envoyés à la voix des boîtes aux lettres et les mémoires flash sont un moyen rapide de partager des fichiers entre ordinateurs non connectés via un réseau.

Ce sont ces types de situations que l'entreprise peut se trouver en difficulté quand il s'agit de litiges. Les entreprises doivent évaluer leur réseau pour trouver d'autres domaines tels que peuvent avoir besoin d'attention et de discuter de leurs options sur la sauvegarde des données.

Source de l'article: http://EzineArticles.com/509444