gestion des dossiers

Record Management est la pratique de l'identification, le classement, l'archivage, la conservation, et parfois détruire des documents. Il ya une norme internationale sur la gestion des dossiers, la norme ISO 15489: 2001. Ceci définit la gestion des dossiers comme, "Le domaine de la gestion responsable du contrôle efficace et systématique de la création, la réception, entretien, utilisation et élimination des dossiers, y compris les processus de capture et de conservation de la preuve et des informations sur les activités commerciales et les transactions dans le sous forme de dossiers ".

L'ISO définit un enregistrement comme «information créée, reçue, et maintenue comme preuve et des informations par une organisation ou une personne, en vertu des obligations légales ou dans la conduite des affaires». Il est une pièce distincte des informations enregistrées dérivés, accumulés ou reçus dans l'enquête préliminaire, l'exécution ou l'achèvement d'une activité suffisante et qui constitue la composition, l'importance et la structure de fournir une attestation de cette activité. Alors que la définition d'un enregistrement est souvent identifié fortement avec un document, un dossier peut être soit un objet tangible ou information numérique qui a une valeur à une organisation.

Souvent, un système de gestion des dossiers permet d'aider à la capture, la classification et la gestion permanente des dossiers tout au long de leur cycle de vie. Un tel système peut être à base de papier (comme les cartes d'index utilisé dans une bibliothèque), ou peut être un système informatique, comme une application de gestion des documents électroniques.

Un système de gestion des dossiers est un programme informatique (ou ensemble de programmes) utilisés pour suivre et stocker des documents. Le terme se distingue de l'imagerie et les systèmes de gestion de documents qui se spécialisent dans la capture du papier et de gestion de documents, respectivement. Systèmes de gestion de dossier généralement assurer la sécurité spécialisés et des fonctionnalités d'audit adaptées aux besoins des gestionnaires de documents.

Comme traitées, la gestion des dossiers commence par créer, approuver et d'appliquer des politiques dossiers, y compris un système de classification et d'une politique de conservation des documents. La prochaine activité serait d'élaborer un plan de stockage des dossiers, qui comprend le logement à court et à long terme des documents physiques et d'informations numériques.

En mettant ce plan en action, il est nécessaire d'identifier les enregistrements existants ou nouvellement créés, les classer, puis les stocker conformément aux procédures d'exploitation standard. La prochaine étape est de coordonner l'accès et la circulation des dossiers à l'intérieur et même en dehors d'une organisation. Et enfin, pour exécuter une politique de rétention d'archiver et de détruire des documents selon les besoins opérationnels, les procédures d'exploitation, des statuts et règlements.

Il est évident que la gestion des dossiers est une activité essentielle pour garantir et de certifier l'authenticité de nombreuses transactions commerciales et les activités du gouvernement. La propagation et l'avancement des documents électroniques et leur exposition probables contentieux ont conduit à des questions concernant la vie privée, protection des données et l'usurpation d'identité, ce qui pose quelques problèmes dans la gestion des dossiers.

Gestion des dossiers implique une variété de disciplines diverses. Au plus simple, les enregistrements doivent être organisés et indexés. Dans les milieux plus complexes, la gestion des dossiers des demandes d'expertise en médecine légale, l'histoire, l'ingénierie, et le droit. Dans un environnement d'affaires, c'est généralement une question de dépôt de documents commerciaux et les rendre disponibles pour la récupération. Cependant, dans de nombreux domaines, les dossiers doivent être identifiées et traitées beaucoup plus soigneusement. Gestion des dossiers doit ensuite une coordination de plusieurs experts pour construire et entretenir le système.

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