Découverte électronique - Cadre de base

Bien que les détails de chaque effort E-Discovery varie au cas par cas, il ya certaines similitudes qui existent entre eux. Base des formats de données ont évolué au cours des dernières années dans les normes de facto utilisée pour la collecte, l'examen et la production de documents électroniques. Les mesures prises pour assurer la qualité sont aussi généralement applicables à la plupart des cas. Une manipulation correcte du traitement des ESI doit commencer par le cadre de base suivants:

ANALYSE & DE CONSERVATION:

La technologie a créé une société incroyablement mobiles. Mis à part le bureau normal ou les ordinateurs portables, les données et les preuves peuvent maintenant être trouvés sur les PDA, les iPods, messagerie vocale, Internet, les clés USB flash, et beaucoup plus. Gardez à l'esprit que les données peuvent se répandre à travers le monde et ne sont pas nécessairement liés à la propriété des entreprises.

COLLECTION:

Les données doivent toujours être dupliqué médicolégal mesure du possible. Si les métadonnées, ou des fichiers supprimés d'un témoin potentiel toujours remise en question, un travail simple copie ne résiste pas au tribunal.

PLATES-FORMES D'EXAMEN ET PRODUCTION: Une des questions principales qui doivent être décidées avant de procéder à l'examen, est le format dans lequel l'examen et la production devrait être faite. Le courant «standard» est de fournir les fichiers TIFF pour la production. Selon les situations entourant l'affaire (quantité de données, le coût et le calendrier), divers autres formats peuvent mieux servir le processus d'examen. Voici quelques avantages et inconvénients rapides:

TIFF: Ce sont les formats de l'industrie, et sont généralement le format préféré pour tous les logiciels et les systèmes de litiges liés. TIFF peut facilement être revus par voie électronique, et les systèmes de Bates, avec suppressions peut être appliquée électroniquement avec rapidité et précision. Principal inconvénient TIFF est le manque d'attrait visuel et la couleur. Tous les fichiers sont lus au format noir et blanc ou en niveaux de gris.

PDF: le format PDF d'Adobe devient rapidement un favori populaire comme des images. Son tirage clé est son look visuel. Il vient dans la couleur et est une représentation fidèle de ce que le document natif ressemble. Cependant, il est encore loin d'être un simple fichier de travailler avec. Les documents PDF, sauf s'ils sont utilisés dans les systèmes spécifiques d'hébergement, n'a pas la capacité d'appliquer rapidement des numéros Bates et rédactions.

NATIVE: Avis document fait dans le format natif peut être un bon moment et économiseur de coût. Avec pas besoin d'attendre pour le traitement ou le coût pour convertir les images, le format natif de révision présente une solution très attractive. Et tandis que le processus est en effet parfaite comme une réforme initiale, il manque de nombreux outils d'examen des litiges qui sont nécessaires à la production. Révisions de documents natifs sont à la merci du type de fichier, ce qui signifie un manque de rédaction et des outils de numérotation Bates. Généralement, les formats natifs sont utilisés pour un premier examen d'enlever rapidement les documents pertinents, avant la conversion des documents restants pour un plus à un examen approfondi de production (bien que des productions indigènes sont en train de devenir favoris comme les nouvelles technologies entrent en jeu.

CRITÈRES / QUESTIONS:

Beaucoup de questions révision doit être considéré avant le début de l'examen. Parmi eux se trouve la clarté sur les unitisation, les questions juridiques et des chemins de dossier:

Unitisation: unitisation renvoie au document de distinction pause - la page de démarrage et de fin qui définit un document. Pour la plupart des fichiers électroniques, les ruptures de documents sont relativement simples - 1 fichier MS Word est égal à 1 du document. Toutefois, si le document Word a été attaché à un e-mail? Voulez-1 = Document de l'e-mail et document Word? ou serait-ce considéré comme deux documents distincts? Et si l'on est privilégié serait deux éléments automatiquement être privilégié? Décider à l'avance unitisation donnera les examinateurs et les processeurs à une meilleure compréhension du résultat final souhaité.

CHEMINS DOSSIER: Le monde du contentieux du papier est familier avec l'expression «dans le cours normal des affaires». L'équivalent d'un examen / production dans le monde électronique, est le chemin du fichier. Le répertoire et les chemins de dossiers de chaque fichier doit être maintenu afin que l'examen et l'éventuelle production peut être réalisée correctement, où tous les documents peuvent être identifiés comme ils le feraient dans le cadre de leurs activités.

QUESTIONS JURIDIQUES: Une autre partie importante d'un examen en douceur est une équipe de compréhension mutuelle des enjeux impliqués dans l'affaire. Questions, dossiers, ou des étiquettes, devrait être précisée à l'avance et transmis à tous les examinateurs et les processeurs de données. Est-ce l'accent sur la fraude? liés à un produit spécifique? une date précise? un témoin en particulier? En clarifiant ces questions, la confusion et de retard peut être grandement évité.

Filtrage et processus de conversion:

Pas toutes les données collectées doivent être revue. La plupart des fichiers informatiques contenant des fichiers système générique qui peut être éliminé du processus de révision complète que cela n'aura aucun intérêt pour l'affaire à portée de main. L'utilisation spécifique mot clé ou filtres de date avant le processus de conversion aidera à éliminer les dépenses et le temps sur l'examen des documents non pertinents. Le fonctionnement du système des fichiers, les fichiers temporaires Internet, le spam et les e-mail personnelle peut être coupé à partir de l'examen sans avoir peur de rater quelque chose d'important.

ORGANISATION ET EXAMEN:

Le processus d'examen est le plus gros du travail lors de la découverte électronique. Assurez-vous que vos réviseurs ont été suffisamment formés, ont une compréhension approfondie des questions à portée de main, et avoir un flux régulier de documents pour eux à regarder. Lors de l'organisation des documents aux fins d'examen, gardez à l'esprit qu'il est plus efficace d'affecter des groupes similaires examinateurs de documents ou de documents à partir d'un seul individu. Fils de conversation doit rester ensemble si possible, et les groupes de document devrait être fondée sur l'objet. Cela permettra d'assurer une compréhension maximale de ces questions, ainsi que d'un processus de jugement en douceur. Selon le niveau de compétence des examinateurs, généralement un deuxième examen des niveaux de privilèges devraient être en place pour faire un contrôle de qualité rapide de tous les documents examinés.

LOGS PRIVILEGE & REDACTION:

Les bases de données d'examen sont, non seulement pour en feuilletant les documents pertinents. La plupart des systèmes aussi aider redaction suivi et d'information privilège. Consultez votre fournisseur de services sur la façon d'utiliser les informations du système d'exporter rapidement une rédaction ou se connecter privilège. Avec une grande base de données de documents, cette simple fonctionnalité peut être un temps réel et économiseur d'argent.

PRODUCTION & archives:

Gardez à l'esprit que la production des documents électroniques n'est pas un processus simple. Délais et des contrôles de qualité doivent être intégrés dans le processus de production. Cela est particulièrement vrai si la production est effectuée par un prestataire de service extérieur du site, le traitement et le temps de diffusion devrait être pris en compte dans toutes les productions.

Source de l'article: http://EzineArticles.com/1228063